こんにちは。石川県で中小企業経営のお手伝いをしている迅技術経営の森です。
最近、人手不足感の高まりや労働人口減少とともに、「いかに業務を効率化するか」といった観点がよく論じられているように思います。
業務は効率化したほうがいい。これはおそらくほとんど全員の方がそう思っていると思いますが、実際に実行できている方、企業はそれほど多くないように思います。
よくニュースで言われているような、残業は禁止になったけど仕事の量は変わっていないから結局持ち帰って仕事をこなす。もしくは品質を落としてでもなんとか間に合わせる。これでは本末転倒です。
ではどのようにすれば本当の意味での業務効率化ができるか？
このヒントは業務の棚卸にあると考えています。
みなさんはご自身が抱えている仕事をすべて棚卸したことはありますか？
日報をつけていらっしゃる方はすぐに分かるかもしれませんが、案外自身の1日、1週間、1ヶ月、1年がどのような業務で占められているか把握できていない方が多いのではないでしょうか。
会社単位で業務の棚卸をしてみると、実に様々な業務が会社の中にはあることがわかると思います。
次のステップは、棚卸された個々の仕事はどの階層に属する方が行うべき業務であるか考えてみましょう。
経営者が行うべき業務、部長が行うべき業務、課長が行うべき業務…人ではなく階層（役職、ポジション）ごとに考えることがポイントです。
さて、階層ごとに担当すべき業務が明確になったら、現状と比較してみましょう。
引き続き自身がやるべき業務、別の誰かに振るべき業務が見えてくるはずです。
また同時に、業務そのものの必要性を再度検討する（ECRSのE）ことや、付加価値を生みにくい業務や手間の割に得られるものが小さい業務に関しては最新技術の導入を検討することも重要です。
弊社でも、経理や各種入力作業で効率化できることは少しずつ進めており、ペーパーレス化も5年前と比べるとかなり進んできたように思います。
残念ながら人間には能力の限界があり、新しい業務を担当するためには何かを切り離さなければなりません。
みなさんが抱えている業務は、「本当にあなたがやらなければならない業務」ですか？
お時間のあるときにでも、一度検討されてみてはいかがでしょうか。