文書管理の方法（電子化）②

こんばんは、北陸の中小企業診断士西井克己です。
１月２４日のブログにて
ドキュワークスによる文書管理を開始したことを
お知らせいたしましたが、
今日はその運用状況をお伝えしたいと思います。
http://f-lights.seesaa.net/article/113092333.html
結論から申し上げると、結構役立っています。
当社では、古いパソコンをサーバー代わりにして、
お客様へ提出した資料をドキュワークスで取り込み、
データを共有している状況です。
私なりに使ってみてもっとも
役立っている点を簡単にまとめて見ました。
　当社には、月ごとに報告資料を作成し、且つ仕事完了時にそれをまとめた資料を提出する場合があります。これまでは、月ごとのファイルと完了時のファイルを別々のワードファイルで保存していました。
これをドキュワークスを導入すると、１つのファイルで保存でき、非常に便利です。
実際にイメージを示すと
まず、各月に提出した報告書と最終報告がワードファイルであります。
これがドキュワークス導入前の状態です。
仕事が完了した直後はよいのですが、
少し時間がたった後だと、この仕事を実行した
月がすぐに思い浮かばす、ワードファイルを１つずつ
開いて中身を確認していました。

それをドキュワークスに取り込むと
ワードファイル毎のドキュワークスファイルが作成されます。

それをドキュワークス上で１つのファイルにまとめます。

これを開くとワードファイルを１つづつ開かなくとも
中身を確認することができます。

あとでこのファイルを活用して、新たな仕事をしたいというときも
オリジナルデータは右クリックをすれば
開けるので非常に便利です。

当初はファイル共有を目的に導入いたしましたが、
当社にとって便利な機能がついており、今後もうまく活用し、
仕事の効率化を図っていきたいと思います。
また続報がかけるようにもう少しがんばって
勉強していきたいと思います。
株式会社迅技術経営
中小企業診断士　西井克己
http://www.g-keiei.com