中小企業診断士の西井克己です。
本日は作業日報について記載したいと思います。
製造業における作業日報は、生産に必要な時間や生産数量を記載していることが多いです。
作業日報は、未だに紙ベースが多く、それを必要項目だけエクセルに入力している会社が多いのではないでしょうか？
今回は作業日報について私が感じていること３つを記載します。
１ 作業日報の目的を書く人が理解しているか？
まず、作業日報がない会社もあります。
一度もトライしたことがなく、現在も作業日報がない会社は少なく、何度かトライしてみたけど継続できていないため、現在作業日報がないという会社が多いです。
その時に、項目が多いとか誰も書いてくれない等継続しない問題点をうかがうことは少なくありません。
何度かトライして継続していない会社は、どんなに入力しやすくしてもなかなか定着しません。
入力や記入がしにくいことがボトルネックではなく、そもそも記載したくない、その理由もわからない。ということがボトルネックであることが多いです。
そんな時には、なぜ作業日報を記載しなければいけないのか？目的を現場のリーダークラスと目線合わせをすることが大事です。
生産数量を把握するために必要なのか？
実績の作業時間を把握するために必要なのか？
生産を振り返って改善を促すために必要なのか？
毎日何かを書くという習慣のために必要なのか？
日報の目的はたくさんあります。どんな目的でも正解ですが、書いてもらう人がその目的を理解していることが大事に思います。
２当日中に書き上げるための工夫が大事
日報は、毎日の作業を報告するためなので、1日寝ると記憶があいまいになります。
後で書こうと思っておいておくと、記載が雑になったり、記入できない状況になります。
２－１文字を少なく5分以内に記載できる
毎日何かを書くという習慣のために日報を導入している会社以外は、できる限り文字を少なくすることが大事です。
できれば何もトラブルがない状態であれば、5分以内に記載できるとよいと思います。
２－２ 日報を提出した後、帰る
毎日のことなので、習慣化することが大事です。
自分で自分を律することが出来る人しか会社にいなければ問題ないのですが、実際はそうではないと思います。
日報を〇〇さん（不在の場合は××さん）提出して、ありがとうございました。と挨拶をして帰る。
こんなルーティンができるとよいと思います。
３記載いただく方の体調管理につなげているか？
日報は、上司や管理する人にとっては、情報の共有であったり、工数や生産数量の把握であったり、コミュニケーションツールとなったり、プラスに働くことが多いです。
一方で書いている人にとってプラスに働くことはあるでしょうか？
もちろん自分で振り返るいい機会になることは多いですし、この仕事は前にいつやったか記憶がないときに記憶を取り戻すきっかけにもなります。
毎日自分で日報を記載するのであれば、自分の体調管理に役立つ項目を1つ入れるのは良いと思います。
何をするにしても健康でなくてはいけません。
毎日の気分でもいいでしょうし、起床時間でも睡眠時間でも体温でもよいでしょう。
健康経営が昨今注目されていますが、健康管理は、自己管理が大事。
管理するためには、まず現状把握が大事。現状を毎日把握し、点を線にするだけでも結構効果が期待できます。
（できれば、日報に書くだけではなく、自分のノートやスマホに記載して、一覧で見れるようにしたいですね）。
中小企業診断士西井克己が経営している迅技術経営（中小企業診断士4名、社会保険労務士1名、診断士・税理士1名）では、現場改善の相談も受けております。毎週土曜日は相談を受け付けております。遠方の方を対象に最近はZoomで初期相談もしておりますので、お気軽に問い合わせください。
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